Roto DST harmonisiert europaweit Freigabeprozess mit Power App und SAP-Anbindung

Individuelle Power App unterstützt komplexen Freigabeprozess effizient, transparent und benutzerfreundlich – stand-alone oder integriert in Teams. Power Platform bewährt sich zur Prozessintegration über Systemgrenzen hinweg im Modern Workplace.

Paderborn. Net at Work GmbH, einer der führenden Microsoft-Partner im deutschsprachigen Raum, hat für Roto Frank Dachsystem-Technologie (Roto DST) eine Model-Driven-App zur digitalen Freigabe von Aufträgen und Kreditlimits entwickelt. Mit der individuellen Power App konnte dieser wichtige Prozess transparent und effizient umgesetzt und europaweit harmonisiert werden.

Jedes Jahr sind in den zehn Landesgesellschaften der Division DST rund 2.000 individuelle Auftrags- und Kreditlimitfreigaben erforderlich. Durch die individuelle Anpassung von Auftrags- und Kreditlimits kann Roto DST seine Kunden auch bei rasantem Wachstum, in Großprojekten oder während saisonaler Spitzen effizient unterstützen und gleichzeitig eigene Risiken minimieren. Allerdings unterliegt dieser wichtige Prozess hinsichtlich Transparenz und Compliance im Rahmen des Internen Kontrollsystems (IKS) besonderen Auflagen. Als eine bisher genutzte Lösung wegfiel, wollte Roto DTS die Gelegenheit nutzen, um den Prozess divisionsweit zu vereinheitlichen.

„Für die divisionsweite Harmonisierung dieses Prozesses wollten wir keine unnötigen Hürden aufbauen. Deshalb war es uns wichtig, unseren Usern keine zusätzliche Workflow-Lösung zuzumuten, sondern sie dort abzuholen, wo sie sich ohnehin aufhalten. Da ist Microsoft 365 und insbesondere Teams eine sehr gute Wahl – auch, weil der mobile Zugriff einfach möglich ist“, beschreibt Marco Schneider, Leiter Finanzbuchhaltung bei Roto DST, ein Hauptmotiv für die Wahl der Plattform.

Enge Verzahnung von SAP und Modern Workplace

Der Freigabeprozess wird direkt aus SAP angestoßen: SAP liefert über eine MuleSoft-Schnittstelle alle relevanten Auftrags- und Finanzdaten an die Power App, die diese automatisch den zuständigen Entscheidern zuordnet. Dabei werden komplexe Regeln und Schwellenwerte berücksichtigt – inklusive Eskalationsstufen, Mehrsprachigkeit und Währungslogik. Die App steuert, verarbeitet und dokumentiert die Freigaben und überträgt die Ergebnisse ins SAP zurück. Dabei wird der Freigabeprozess als PDF dokumentiert und im SAP-Archiv revisionssicher abgelegt. So entsteht ein durchgängiger Workflow mit vollständiger Transparenz und Nachvollziehbarkeit, der den Anforderungen des IKS – beispielsweise bei der Wahrung des 4-Augen-Prinzips – vollständig entspricht.

Power Platform bewährt sich zur systemübergreifenden Integration von Prozessen

Die Power App zeigt eindrucksvoll, wie sich anwendungsübergreifende Prozesse effizient und benutzerfreundlich in den Modern Workplace integrieren lassen. Sie verbindet die Stärken von SAP als führendem ERP-System mit der Flexibilität und Usability der Microsoft-365-Plattform. Die Lösung folgt einer klaren Plattformstrategie: Statt zusätzliche Tools einzuführen, wird auf vorhandene Technologien gesetzt, um Komplexität zu reduzieren und Synergien zu schaffen – sowohl in der Entwicklung als auch im Betrieb.

„Microsoft 365 und die Power Platform bieten uns enormes Potenzial für individuelle Anwendungen im Modern Workplace. Das Zusammenspiel mit unserer SAP-Landschaft verläuft reibungslos“, beschreibt Robin Imhof, SAP-Consultant bei Roto DST, die Rolle der Microsoft Power Platform für das Unternehmen.

Je nach Vorliebe der User kann die App stand-alone oder nahtlos in Microsoft Teams integriert verwendet werden. Sie folgt den bekannten Bedienmustern des Modern Workplace, ist einfach mobil nutzbar und erfordert kaum Schulungsaufwand. Die Lösung steht damit exemplarisch für eine zukunftsorientierte Plattformstrategie, bei der bestehende Technologien intelligent kombiniert werden, um Prozesse digital und nachhaltig zu transformieren.

Langfristige Zusammenarbeit mit Kundennutzen im Fokus

Mit einem harten Termin zur Einführung konfrontiert, setzte das gemeinsame Team von Kunde und Net at Work die Entwicklung unter erheblichem Zeitdruck erfolgreich um. „Uns hat der Pragmatismus der Kollegen von Net at Work sehr gut gefallen. Die Low-Code-Entwicklung war effizient und nutzerzentriert“, lobt Schneider die agile Projektmethodik von Net at Work. In der kritischen Phase der Inbetriebnahme wurde ein sogenannter Hyper-Care-Ansatz angewandt, bei dem die Experten von Net at Work dem Kunden kontinuierlich mit Rat und Tat zur Seite standen, um potenziell auftretende Schwierigkeiten kurzfristig beheben zu können. Für die langfristige Weiterentwicklung wurde zwischen den beiden Unternehmen eine Managed-Service-Vereinbarung abgeschlossen. Das Team von Net at Work übernimmt damit die weitere Pflege und Wartung der Anwendung und entlastet so die interne IT des Kunden.

Foto: Net at Work